Hiểu rõ sự khác biệt và mối liên hệ giữa “quản lý” và “quản trị” là cực kỳ quan trọng để xây dựng một tổ chức vững mạnh và phát triển bền vững. Đây là hai khái niệm thường bị nhầm lẫn, nhưng lại có những vai trò riêng biệt và bổ trợ cho nhau
Khái niệm
- Quản lý (Management): Là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm soát các nguồn lực (nhân sự, tài chính, công nghệ) để đạt mục tiêu cụ thể của tổ chức. Quản lý tập trung vào thực thi, giám sát, và tối ưu hóa quy trình. Theo nghiên cứu của Mintzberg (2013) trên Journal of Management Studies, quản lý bao gồm các vai trò như ra quyết định, phân bổ nguồn lực, và giám sát hiệu suất.
- Có thể hiểu là “làm đúng việc” (doing things right). Đây là quá trình liên quan đến việc thực hiện các hoạt động hàng ngày, điều hành các quy trình, phân bổ nguồn lực và giám sát hiệu suất để đạt được các mục tiêu đã định. Quản lý tập trung vào “cách thức” (how) để đạt được mục tiêu, đảm bảo hiệu quả và năng suất trong hoạt động vận hành. Các chức năng chính bao gồm lập kế hoạch chi tiết, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực.
- Ví dụ: Một nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày để hoàn thành dự án đúng thời hạn.
- Quản trị (Administration): Là quá trình thiết lập chiến lược, chính sách, và khung quản lý cấp cao để định hướng tổ chức. Quản trị nhấn mạnh vào hoạch định dài hạn và tạo môi trường cho quản lý hoạt động. Fayol (1916), được trích dẫn trong Academy of Management Review (2015), định nghĩa quản trị là chức năng cấp cao, bao gồm hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, và kiểm soát.
- Có thể hiểu là “làm đúng việc cần làm” (doing the right things). Đây là hệ thống các quy tắc, thực tiễn và quy trình mà một tổ chức được định hướng và kiểm soát. Quản trị liên quan đến việc thiết lập tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược tổng thể, chính sách và khuôn khổ trách nhiệm. Nó tập trung vào “cái gì” (what) mà tổ chức nên làm và “tại sao” (why) lại làm điều đó, đảm bảo tổ chức hoạt động một cách minh bạch, có trách nhiệm và phục vụ lợi ích của các bên liên quan. Hội đồng quản trị (Board of Directors) thường là cơ quan chính chịu trách nhiệm quản trị.
- Ví dụ: Hội đồng quản trị đặt ra chiến lược 5 năm cho công ty, quyết định các chính sách lớn về đạo đức kinh doanh, quản lý rủi ro và đảm bảo lợi ích của cổ đông và các bên liên quan.
Điểm giống nhau
- Mục tiêu chung: Cả quản lý và quản trị đều hướng tới đạt được mục tiêu tổ chức, tối ưu hóa nguồn lực, và đảm bảo hiệu quả hoạt động (Strategic Management Journal, 2018).
- Tác động đến con người: Cả hai đều liên quan đến việc điều phối nhân sự, thúc đẩy hợp tác, và xây dựng môi trường làm việc tích cực (Journal of Organizational Behavior, 2019).
- Yêu cầu kỹ năng lãnh đạo: Cả hai đòi hỏi khả năng ra quyết định, giao tiếp, và giải quyết vấn đề (Leadership Quarterly, 2020).
- Tính khoa học và nghệ thuật: Quản lý và quản trị đều kết hợp logic khoa học (dựa trên dữ liệu) và sự sáng tạo trong ứng xử (Public Administration Review, 2017).
- Tương hỗ: Quản lý thực thi các chiến lược do quản trị đề ra, tạo sự bổ trợ lẫn nhau (Journal of Management, 2021).
Điểm khác nhau
| Tiêu chí | Quản lý (Management) | Quản trị (Administration) |
|---|---|---|
| Phạm vi | Tập trung vào thực thi, giám sát công việc hàng ngày, và kết quả ngắn hạn (Journal of Management Studies, 2013). | Tập trung vào chiến lược dài hạn, định hướng tổ chức (Academy of Management Review, 2015). |
| Mức độ | Thường ở cấp trung và cấp thấp, thực hiện kế hoạch cụ thể (Leadership Quarterly, 2020). | Cấp cao, định hình chính sách và mục tiêu tổng thể (Strategic Management Journal, 2018). |
| Tập trung | Quy trình, hiệu suất, và kiểm soát (Journal of Organizational Behavior, 2019). | Tầm nhìn, văn hóa tổ chức, và đổi mới (Journal of Management, 2021). |
| Phương thức | Dựa trên quy định, phân công, và giám sát (Public Administration Review, 2017). | Dựa trên tư duy chiến lược, truyền cảm hứng (Leadership Quarterly, 2020). |
| Mối quan hệ | Tập trung vào “Cách thức” (How): Làm thế nào để đạt được mục tiêu? | Tập trung vào “Cái gì” (What): Mục tiêu của tổ chức là gì và tại sao chúng ta lại theo đuổi nó? |
| Ví dụ | Nhà quản lý phân bổ công việc, giám sát tiến độ dự án (Journal of Management Studies, 2013). | Ban lãnh đạo thiết lập chiến lược 5 năm và văn hóa doanh nghiệp (Strategic Management Journal, 2018). |
Ví dụ minh họa
- Quản lý: Một trưởng phòng sản xuất lập kế hoạch ca làm việc, giám sát công nhân, và đảm bảo sản lượng đạt mục tiêu hàng tháng. Họ tập trung vào tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót (Journal of Organizational Behavior, 2019).
- Quản trị: Ban giám đốc xây dựng chiến lược mở rộng thị trường quốc tế, thiết lập chính sách nhân sự, và định hình văn hóa đổi mới. Họ không trực tiếp giám sát công việc hàng ngày nhưng tạo khung cho quản lý hoạt động (Strategic Management Journal, 2018).
Kết luận
Quản lý và quản trị là hai mặt của một đồng xu, bổ trợ lẫn nhau để tổ chức phát triển bền vững. Quản lý đảm bảo công việc được thực hiện đúng cách, trong khi quản trị định hướng làm điều đúng đắn. Là một nhà lãnh đạo, bạn cần cân bằng cả hai: sử dụng tư duy chiến lược của quản trị để vẽ bức tranh lớn, và kỹ năng thực thi của quản lý để biến tầm nhìn thành hiện thực (Journal of Management, 2021).
Quản trị là nền tảng, quản lý là hành động. Một tầm nhìn chiến lược (quản trị) mạnh mẽ nhưng thiếu đi khả năng thực thi (quản lý) sẽ chỉ là những ý tưởng trên giấy. Ngược lại, quản lý xuất sắc mà không có định hướng rõ ràng từ quản trị có thể khiến tổ chức đi chệch hướng hoặc bỏ lỡ cơ hội lớn.
Phân định rõ ràng vai trò: Điều quan trọng là phải thiết lập ranh giới rõ ràng về vai trò và trách nhiệm giữa Hội đồng quản trị (governance) và Ban điều hành (management). Điều này giúp tránh chồng chéo, xung đột và tăng cường hiệu quả.
Giao tiếp và hợp tác: Mối quan hệ giữa quản trị và quản lý cần dựa trên sự giao tiếp cởi mở, minh bạch và hợp tác chặt chẽ. Hội đồng quản trị cần lắng nghe phản hồi từ quản lý về các thách thức vận hành, và quản lý cần hiểu rõ tầm nhìn chiến lược để triển khai hiệu quả.
Tầm nhìn dài hạn và hành động hàng ngày: Người lãnh đạo phải có khả năng chuyển đổi giữa tư duy dài hạn của quản trị (nhìn xa trông rộng, định hình tương lai) và tư duy thực tiễn của quản lý (đảm bảo hoạt động trơn tru, hiệu quả mỗi ngày).